Cómo organizar online tus documentos con un software documental

Todas las empresas y autónomos están generando documentos continuamente: contratos, facturas pro-forma y facturas ordinarias, informes, presupuestos, albaranes, etc. Todos esos documentos se van acumulando día a día, por lo que si sueles hacerlos con hojas de Excel, lo lógico es que hayas distribuido esos documentos de forma bien clasificada en una serie de carpetas. Sin embargo, otros han optado por organizar online sus documentos a través de un programa de gestión documental.

 

¿Cómo podemos organizar nuestros documentos en Internet a través de un software? ¿Es necesario utilizar Dropbox o herramientas similares?

 

Ventajas de utilizar un software documental para organizar tus documentos

 

Un software de gestión documental es mucho más que un programa de almacenamiento de archivos. Por tanto, si te registras en uno de estos programas, no simplemente vas a comprar un espacio en el que podrás subir tus archivos creados a través de programas de ofimática en tu propio ordenador.

 

Este tipo de software te da la oportunidad, por ejemplo, de llevar un registro y control de los archivos entrantes y salientes. Puedes crear varios usuarios, por ejemplo varios empleados de tu empresa, de modo que todos los documentos se pongan en común en dicho software documental.

 

Así, por ejemplo, si una factura tiene que pasar antes por un departamento para ser validada antes de que la manden a contabilidad, ésta es la manera más eficaz y rápida de hacerlo. La alternativa es que los miembros de una misma plantilla estén mandándose e-mails continuamente, o diseñar una red informática interna en la que se compartan los documentos.

 

La gran ventaja de la nube, sin embargo, es que tus documentos permanecen a salvo en servidores externos. Si un virus informático entrara en tu ordenador, tus documentos siguen almacenados en potentes servidores y con todas las medidas de seguridad. Además, contarías con copias de respaldo que te permitirían mantener tus archivos a salvo.

 

El software documental se ha convertido en una herramienta muy popular entre las empresas que generan documentos continuamente y tienen problemas para almacenarlos y clasificarlos. Pero quizás la principal ventaja es la posibilidad de que estos queden registrados y podamos saber al instante quién, cuándo y qué se ha modificado, así como la posibilidad de trabajar en línea, dejar comentarios a otros miembros del equipo, etc.

 

Si tu empresa está planteándose esta forma de organización de los documentos, has de tener claro que a partir de este momento vas a llevar un control más eficaz y profesional de la información que generas día a día.

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